Excel中巧用[分列]改日期

• 　　刚进办公室，小赵就急急忙忙地跑过来说：“快帮兄弟一把！”我走到他的电脑前，看到的是一张名为“职工简况”的Excel工作表。他说：“领导让我根据表上面的‘出生年月’，快速算出截止到2004年5月31日每个人的年龄，下午就得交差。”这有何难，我胸有成竹地坐到了电脑前，立马在“出生年月”的右面插入了一列，在E3单元格里输入公式“=DATEDIF(D3,"2004-5-31","y")”，一回车，E3单元格里竟是“#VALUE!”。仔细一看，原来图1表格中“出生年月”里的数据不符合要求，程序不能识别出这是日期，因此不能利用这些数据进行有关日期的操作。如何将它们改为程序能够识别的日期形式呢？一个一个地改，不是办法，好几百人呢！
  
  　　 如果“出生年月”中的数据最右面都没有小数点（如68.9.26），只需用“替换”将数据中的小数点“.”替换为“-”，程序就会识别出这些数据是日期。
  
  　　 数据最右面有一个小数点，即使用上面的方法替换，程序也不认为这些数据是日期，可恰恰数据里有好多是这样的。提取字符吧！需要的字符又多少不一；删除最右面一个小数点吧，一时还找不到这样的函数。“天无绝人之路”，几经摸索还真找到了一个好办法，虽然还是有些麻烦，但总比一个一个地改要好的多。思路是将数据分为年、月、日三部分（如59.10.5），每部分各占一列，然后再将这三部分用“-”，连接起来。显然我们应以小数点“.”作为分隔标志，即分隔符号。
  
  　　 1. 因为数据的最右面还有一个小数点，所以应在“出生年月”列的右面插入3个空白列（请见图1）。
  

  

  图1

  　　 2. 选择“出生年月”下面的所有数据，即D3:D8，单击“数据→分列→下一步”，在“分隔符号”中勾选“其他”，在其右面的空白处输入一个小数点“.”，去掉“分隔符号”中的其他所有选项。
  
  　　 3. 单击[下一步→完成]按钮。数据按要求分成了三列（请见图2）。
  

  

  图2

  　　 4. 选中G3单元格，输入公式“=(IF(F3>0,D3&&"-"&&E3&&"-"&&F3,D3&&"-"&&E3))+0”，回车后，G3单元格里是“21575”用填充柄向下拖动至G8。经过上述操作，字符串已转成数值，只不过还不是我们需要的形式。公式中“+0”，就是为了使文本型的数字转化为数值型的数字（请见图3）。
  

  

  图3

  　　 因为G列的数据是由左面单元格引用过来的，所以我们不能删除D、E、F列，要使G列的数据不受D、E、F的制约，可再做如下操作。
  
  　　 5. 选定G3:G8，单击“复制”，选择D3单元格，再单击菜单“编辑→选择性粘贴”，在打开的对话框的“粘贴”中选择“数值”，然后单击[确定]按钮。
  
  　　 6. 选中D3:D8，单击菜单“格式→单元格”，在打开的“单元格格式”对话框中，单击“数字”标签，在“分类”中选择“日期”，在右面的“分类”中选择上级要求的或是您喜欢的日期格式，删除不需要的E、F、G列，就大功告成了（请见图4）。按照本文开头的方法输入“DATEDIF”函数，任务就完成了。
  
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