Excel在学籍管理中的应用

日期：2007年9月20日作者：查看:[大字体中字体小字体]

　　成绩管理是所有学校学籍管理的基本工作，特别是中等职业学校更强调对学生从入学到毕业完整的成绩管理，虽然现在能够较容易地找到许多免费版的学籍管理软件，但是每个学校都有自己的管理特点和要求，这些软件在使用中总是会存在一些不便之处。如何使用现有的办公软件，进一步挖掘软件的功能来完成我们的工作，许多教师已经探讨了许多实用的经验和技巧，这里主要使用Excel的高级筛选和数据库函数，实现成绩管理中从编排教学计划到自动生成各学期教学任务安排表，从每学期末产生的成绩w总表中提取成绩和打印每个学生的毕业成绩单的方法。

　　一、自动生成教学任务安排表

　　中等职业学校在新生入学后，都会根据大纲的要求以及学校的特点制定该专业的教学计划，只要应用Excel的高级筛选功能，我们就能自动生成每学期的课程教学任务安排表（如图1所示）。

图1

　　具体步骤如下。

　　1. 输入和定义教学实施计划表和各学期的课程安排空表。

　　2. 选择“数据→筛选→高级筛选” ，出现“高级筛选”对话框（如图2所示）。选择“将筛选结果复制到其他位置”。

图2

　　3. 选择“数据区域”为“$b$2:$i$25”，就是教学实施计划表的专业课程和各学期的课时安排的单元格。

　　4. “条件区域”为“$d$29:$d$30”。

　　5. “复制到”选择“$l$2:$m$2”。

　　这样就可以把教学计划表中第一学期这一列的有安排课时的课程（即条件“>0” ），筛选复制到第一学期课程安排表中，这里“复制到”要选择“$l$2:$m$2”，是起到只提取教学计划表中的“专业课程”和“第一学期”这两列中相关数据的作用。

　　使用同样的步骤，只要改变“条件区域”和“复制到”的单元格区域，就可以生成各个学期的课程教学任务安排表（如图3所示）。

图3

　　按照这种方法我们在工作中只要完成了教学实施计划表的制作，就可以生成各学期的课程安排表，大大减少了数据的输入，也避免了一些不必要的错误，提高了工作效率。

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　　二、提取并打印学生成绩单

　　中等职业学校在学生毕业前都要打印学生的毕业成绩单，用于制作推荐表和学生档案。那么如何从各学期的成绩总表中自动提取出单个学生的成绩是问题的关键，这里存在着两种表格数据分布的不同。学期成绩总表是横向表（如图4所示），而毕业成绩单是纵向表（如图5所示）。而且提取成绩的条件有两个，一个是姓名，另一个是课程名。

图4

图5

　　这就要用到excel的数据库函数dget，它是execl用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析的函数，能从数据清单或数据库中提取符合给定条件且惟一存在的值。函数的语法是dget(database,field,criteria)，其中，“database”是构成数据清单或数据库的单元格区域。数据库是包含一组相关数据的数据清单，也就是各学期期末成绩总表，其中包含相关信息的行为记录，而包含数据的列为字段。数据清单的第一行包含着每一列的标志项。“field”指定函数所使用的数据列。这里是指我们要提取成绩的课程名。“criteria”是一组包含给定条件的单元格区域。条件是学生的姓名，在非打印区域b32:b33给出了姓名。b33的值取自i3，而i3的值是由函数“=index(名单!b3:b27,i2)”计算得来的，是根据i2的学号，从“名单”工作表中引用来的。因为i2单元格设计了一个微调控件，所以我们每改变一次i2的值（即改变学号），相应的学生姓名也发生变化，从而改变了dget函数的取值条件，这样就可以得到对应学生的各学期、各科的成绩了。
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