使用Outlook进行会议安排设置

日期：2007年5月26日作者：查看:[大字体中字体小字体]

    如果你工作中的各种会议非常的多，又担心会忘掉，不妨使用Outlook 2003进行安排和提醒，在outlook日历中显示会议等活动安排，还能在规定的时间内提醒用户出席。具体方法请往下看。

    1.查看，设置及修改会议安排Outlook 2003提供的会议安排查看方式非常灵活。假如你要查看某一段时间内的会议或活动，只需要选中“日历”导航窗格中的相应日期，则对应的日历就会显示在窗口中间，其中不同颜色的标签说明了它的性质和重要性。

    如果用户需要知道某些活动的详细内容，只须选中“视图→阅读窗格”子菜单下的“靠右”或“底端”，这时就可以在指定位置打开“阅读窗格”，更详细地了解它的内容。如果你想改变“阅读窗格”的大小，只要把光标放到“阅读窗格”的左侧（“靠右”放置时）或上边（“底端”放置时），然后按照光标的指示改变其大小即可。单击“视图→阅读窗格”子菜单下的“关闭”，就可以关闭“阅读窗格”。

    另外，我们还可以使用Outlook 2003提供的“查找”功能搜索日历中的会议等活动。你只须在日历中单击工具栏内的“查找”按钮，在“查找”工具栏的“查找”框内输入“会议”之类的关键字，然后单击“立即查找”按钮，所有主题中含有“会议”字样的提醒就会显示在“当前约会”视图中。

    如果用户需要返回原来的视图，选中“视图→排列方式→当前视图”子菜单下的“天/周/月”或“带自动预览的天/周/月视图”就可以了。

    假设我们要安排2003年12月22日至26日期间的会议，可以单击Outlook 2003“导航窗格”内的“日历”按钮，使窗格上方显示2003年12月和2004年1月的日历（图）。接着按下Outlook 2003工具栏中的“天”按钮，然后单击日历中的2003年12月22日，使“12月22日星期一”的日历显示在窗口中间。

    假如我们需要在当天上午9：00至12：00安排会议，可以选中日历中的9：00至12：00区域（使之变成蓝色）。然后在该区域内单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“新建约会”打开如图2所示窗口。

    首先在“主题”栏内输入会议名称“高职评审会议”，接着在“地点”栏内输入开会地点“教育局五楼会议室”。如果以前曾经输入过相同或类似的会议地点，可以打开“地点”框右侧的下拉列表从中选择。最后在图2窗口下方输入出席会议需要注意的事项，例如“携带职评档案袋和论文复印件”。

    如果要通知其他同事共同赴会，可以单击图2所示窗口中的“邀请与会者”按钮，图2的“主题”上方就会增加一个“收件人”框。我们可以单击“收件人”按钮打开对话框，从中寻找Outlook通讯簿的联系人，也可以直接输入他们的电子邮件地址。完成后单击工具栏中的“发送”按钮，就可以将这个会议通知发给指定的收件人。

    按照上面的方法操作，会议的“开始时间”和“结束时间”会自动输入。剩下的工作就是设置会议提醒了。

    已经放入Outlook 2003日历的会议安排也可以修改，只要用鼠标双击日历中需要修改的标签，就可以打开如图2所示的窗口进行修改。修改完成后单击“保存并关闭”按钮，就可以生效了。
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