Office 2007大胆创新

• 除了互联网浏览器外，微软公司(Microsoft)的Office可能是全世界最常用的电脑软件了，其三大主要构成部分──Word、Excel和Powerpoint──是电脑上顶尖的商业应用软件，而第四大支柱Microsoft Outlook是领先的电子邮件、日历行程和联系人管理软件。

  因此，微软公司对Office的重大更新可谓举世瞩目，最新版本名叫Office 2007，将于2007年1月30日推出，其内容发生了根本性的改变，是这十来年中的最大手笔。

  我所谓的“根本性改变”并非夸大其词。Office原有的整体用户界面和使用方法全都改旗易帜。在新版Office的Word、Excel和PowerPoint程序中，原有的菜单命令消失得无影无踪，一个不剩，我们熟悉的工具栏也都无一幸免。替代它们的是屏幕上方一条宽宽的图标条，名叫Ribbon，而且不存在还原回经典界面的选项。

  在Outlook程序中，其Ribbon上还能看到主屏幕的菜单命令和工具栏，但用户在编写电子邮件、创建新联系人或制定行程安排时，一切都焕然一新。

  这还不够，微软甚至改变了Office的标准文档模板。以往版本的Office软件，不管是在Windows还是Macintosh电脑上的，都无法打开新类型的Office文档，除非使用专门的转换软件。不过，新版Office软件，无论在Windows还是Macintosh电脑上的，都能打开以往版本的Office文档，而不需要任何转换软件。

  Office的这些变化虽然还不太为人所知，但相比大做宣传的微软新版本Windows软件Vista而言，其在用户界面上的变革要大胆和重要得多。

  经过几个月使用Ribbon和Office其它新功能的经历，我认为这些变化都是一种进步，它们替代了以往令人头晕脑胀的大量菜单命令和功能的逻辑罗列，加入简便雅致的新功能，使文件更为美观；并且，Office提供的1500条指令以往大多被尘封起来没有得到应用，而现在用户能更方便地找到它们。

  因此，微软在设计Office 2007时的大胆创新值得称道，它将一个好产品推陈出新，使之变得更为完善，令人耳目一新。

  不过，大胆创新的背后也隐藏着一个很大的缺陷。Office 2007要求用户重新学习使用方法，而很多人可能会选择回避。我自己在测试时，曾有好几个星期不断咒骂这个软件，因为找不到熟悉的功能和命令，即使微软提供了大量的帮助和指引文件。

  这就彷佛丰田公司(Toyota)决定改变汽车变速器的档位选择，或是摩托罗拉公司(Motorola)决定重新安排手机上的键位设置。即使这些公司能令人信服地证明新变化能给人们的生活带来更多便利，但许多人还是会很恼火，甚至出离愤怒。

  
  就新版Office来说，我觉得新变化能使那些注重文件布局和设计的人受益匪浅，那些布局更合理、更易于用户找到的指令主要是与格式、布局、图表和设计相关的命令。与此相对的是，新的变化很少或几乎没有涉及那些基础的编写和编辑指令。如果你大多数时间只是编写一般的Word文件、演示文件或表单文件，那么花时间去学习掌握新版Office可能并不值得，还不如继续使用老版本的Office。那些使用新版Office的人依然能打开你的老版本文档，而你可以用免费的转换软件来读取新版Office文档。

  另一类不必使用Office 2007的用户可能是那些知道很多指令并按自己喜好定制过菜单命令和工具栏的Office使用高手。新版Office的定制化功能削弱了很多。

  事实上，用户不能定制Ribbon。要加入最常用指令的话，用户只能定制一个小小的迷你工具栏，其位于屏幕左上方，叫做“快捷工具栏”(Quick Access Toolbar)。

  对那些主要通过键盘指令而非菜单和工具栏控制Office软件的用户来说，所有基础键盘命令都没有变化。

  新版Office还有很多新的功能。在Word、Excel和PowerPoint程序中，现在有了上下文拼写检查，能直接指出一个逻辑错误的用词，即使该词的拼写是正确的。举例而言，如果你输入“他们的”(their)，而正确用法应该为“他们是”(they're)，Office能发现错误，真的很实用。

  此外，整个Office软件都贯穿着一种功能，能将一个词或一句话翻译成另一种语言，而且Excel和PowerPoint软件中的图表和表格更为美观。

  所有程序中都有实时预览功能，这是WordPerfect软件很早就提供的功能，便于用户预览实际显示效果后再确认使用。用户只要用鼠标点击该选项，就能看到新字体或样式应用后的效果。

  Outlook是改动最小的程序，现在终于加入了其它电邮软件提供的快速搜索功能，以及无须打开文件就能预览附件的功能。

  Ribbon是新版Office中最大的变化，其本质就是一个分为七大逻辑标签的超级工具栏，以便将类似指令归结在一起。每个标签打开后都是一个新Ribbon，“打开”、“保存”和“打印”等通用指令不在Ribbon上显示，只要点击屏幕左上方一个名叫“Office按钮”(Office Button)的大圆图标就行，基本起到了以往菜单命令的作用。点击该图标还会显示一个最近打开文档的清单，比以往的更大更长，用户还能将某个文档永久固定在清单上。

  无疑，新界面提供的一些功能更快捷方便。比如说，缩小Word文件的边框现在只需点击三次即可，而以往需要点击或敲击键盘14次才能完成。

  确定一个Word文件的样式也更为简单。Ribbon的Home标签中就有不少样式模板供选择，以大方块图标显示出具体样式，用户只需点击一下就能加以应用。

  不过，一些不太常用的任务在没有原先菜单命令和工具栏后做起来有点困难，比如把一个新单词加入自动单词修正系统等。

  和近年来Office软件所做的很多变化一样，新的文档格式主要是为大公司和大型组织服务的，对个人用户和小企业来说，新格式带来的主要好处是缩小文件大小，但与新格式带来的麻烦和兼容性问题相比，这点好处简直微不足道。

  幸运的是，用户可以设置Office 2007忽视新的文档格式，将文件存为以往格式，使之不需要转换软件就能被读取。不过，一些新格式附带的功能可能就无法使用。

  现在，登录office.microsoft.com网站就能获得免费的转换软件，用户只需点击“下载”(Downloads)选项，选择“微软Office文件格式兼容套装”(Microsoft Office File Formats Compatibility Pack)即可。

  
  

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