Oracle ERP 11业务调研报告-AP应付帐

日期：2007年8月16日作者：查看:[大字体中字体小字体]

  一般采购发票业务流程说明

顺序号

业务流程

业务操作描述

1

整理送货单

月末采购员整理各有关供应商的送货单，加总当月应付各供应商余额并与供应商进行电话或者传真核对。

2

供应商开来发票

供应商与采购员对帐相符后根据采购员通知和当月累计送货单数量和金额开发票，并把发票交给采购员。

3

采购单据核对

采购员收到供应商交来的发票后，整理原来的采购定单/合同/送货单/入库单等有关单据，并进行核对和检查。

4

实际发票签字审批

采购员收到供应商发票后，根据实际业务流程和有关职责分工，依次由采购员，采购经理，库存管理员，库存经理和总经理等有关责任人员进行确认，特别是其中要求库存管理员一定要根据采购物品的种类决定是否还需要进行验收才能对发票进行付款，并且对需要验收的在发票上注明已验收通过。

5

付款申请

采购部门根据收到的供应商发票和有关合同条款，确认对供应商的付款条件，付款方法和付款金额等有关信息，缮制付款申请书。

6

发票提交

发票经过领导审批和仓管确认后，和付款申请书一起提交给财务部门进行审核。

7

会计审核

财务部门收到采购部门提交的发票和付款申请书后，根据付款申请书的内容审核发票的真实性和准确性。

8

发票匹配

发票经审核通过后，会计人员将采购部门提供的合同/采购定单和发票进行匹配，并检查库存管理部门的送货单，保证库存管理部门已经收到发票对应的所有货物，对于需要检验的还需要确认该发票对应货物已经验收入库。

9

记帐

财务部门进行发票审核和匹配无误后，直接在总帐中记录有关应付帐款科目的信息。

10

准备付款

会计部门根据付款申请书的内容和有关资金情况，安排出纳准备资金并缮制付款凭证。

一般采购发票管理
u       没有书面的供应商发票业务处理流程。

u       财务部门对于应付帐款的付款期限没有进行跟踪。

u        在采购定单完成时，采购部门没有提交给财务部门进行资金安排，所以财务部门无法进行采购资金支出的预测和计划。原来有一份“预备资金申请表”，但由于采购部门提供的信息不够及时准确，有时是等到要付款了才提交预备资金申请，资金控制作用很弱，所以后来取消了。

u       对于办公设备和生产设备如电脑等需要先进行检验通过并在入库单上注明已验收，才能进行该项定单的发票匹配；其他如办公家具等则不需要进行检验，已接收的情况下都可以进行定单和发票的匹配。

u       对于东莞??的发票有折扣出现，实际业务中一般是直接按照打折后的金额在总帐中进行帐务处理，并进行付款。

u       一般而言，发票金额和定单金额完全一致，出现极少数不一致的情况需要说明情况，并且只能是发票金额小于定单金额，不能是定单金额小于发票金额。

u       对于发票和定单/合同，入库/验收的匹配没有严格统一的标准，河源??相对执行得比较好，而东莞??则执行得较为松散。
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