合同管理专家CMExpert2003 使用体验

•     相信许多的公司会签订一系列的合同，并且会考虑如何去管理合同的进展，合同账款的收取。采用手工管理的方式当然可以，但费时费力，而且容易出错。也有许多公司的合同现在已经是采用电子文档如Word格式保存了，但也仅仅是保存在计算机的某一个位置而已，查找起来非常不方便，更缺乏统计功能。安全性也不好，误操作有可能删除合同文档。那么，我们能否采用计算机程序管理合同呢？答案是肯定的，采用《合同管理专家CMEXPert2003》管理您的合同，您会发现，合同管理是多么的容易和高效。
  
      下面让我们来亲自体验一下合同管理专家吧！先看看它的精美的界面。（图1）
  
  
  
  图1
  
      合同管理专家包括了“系统”“编辑”“管理”“统计”“工具”“帮助”等菜单项。软件最主要的功能在“管理”“统计”中，管理中包括：基础数据、客户信息、联系人信息、项目信息、项目进展、合同信息、合同结算细节、合同进展。现在知道，它可以管理的信息相当完善了吧。我们还是借助下面的工作流程来看看如何有效使用。（图2）
  
  
  图2
  
      假设我们跟客户新签订了一个合同，我们来尝试一下如何工作。先看看跟我们签合同的客户是不是老客户，如果是老客户，那么他的资料就已经保存在数据库中了，我们可以直接引用客户资料就够了，如果这是一个新客户，那我们就先从客户信息表单中增加一个新客户的信息，如果客户有联系人的话，我们还一个增加一个新联系人的信息。这样，以后找客户资料的话，就没有那么麻烦了。有些公司是按照项目来签订合同的，所以，我们还要看看这个新合同属于哪个项目。如果这个项目已经在数据库中，就无需增加，否则还要先增加一个新的项目信息。项目也没有问题之后，我们就可以增加合同信息了，可以看到如图3：
  
  
  图3
  
      显然，这可以看做是一个合同管理中心，它把合同信息、结算细节、进展情况都可以完整的展示控制，实现增加、删除、修改、浏览、输出功能。我们还是会到主线，增加新合同，单击表单上方“增加”，出现如下图4：
  
  
  图4
  
      在这里，我们可以填写合同相关的细节，便于以后的管理、统计。合同的具体内容我们是采用word文档形式管理，非常的保护我们原有的资源。假如合同内容已经是完整的word文档，那么，我们可以采用导入合同内容的形式，将合同导入数据库。如果我们还没有合同内容，我们可以从单击“新合同内容向导”，在出现的合同模板中选择一个合适的模板。然后，单击“编辑合同内容”，就可以修改内容适合我们的需要。修改完毕，就可以单击“确认”。合同的结算是主要管理的内容，将这些结算的细节填写好，尤其是结算日期填写后，系统会根据这个日期在快到期时自动提醒这个合同需要结算了。合同进展也可以填写一些合同执行情况。
  
      通过上面的介绍，我们已经体验了一下合同管理专家管理合同的步骤。合同管理更深入的内容是合同的统计。软件提供了三个统计表单：合同金额统计、结算金额统计、项目金额统计。我们以合同金额统计为例来看看，界面如图5。
  
  
  图5
  
      现在这是按照项目编号统计合同金额的结果。如果我们希望按照结算方式统计合同金额，可以先把统计区的项目编号拖放下来，然后将结算方式字段拖放到统计区域。合同金额即自动按照结算方式统计。这样的操作是不是非常的简单省事？而且统计的结果还可以输出为Excel格式的文档，便于后期处理。
  
  
  
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