九招让你轻松驾驭Microsoft Outlook

日期：2007年8月16日作者：查看:[大字体中字体小字体]

Microsoft Outlook可以说是目前最好的电子邮件客户端软件之一，它集电子邮件管理与日程安排功能于一身，非常符合日常办公需求，功能强大，充分体现微软eXPerices这种主张。本文将重点介绍Outlook的一些实用功能，让它真正成为我们日常办公的贴心助手。
　　应用“情景模式”区分发信人

　　进入收件箱，点击“工具”->“组织”按钮，在弹出的“组织收件箱”界面中选择“使用颜色”选项卡，在“发件人”编辑框中输入要重点标注的朋友的名字，并设定邮件的显示颜色，经过这样的设置后Microsoft Outlook就能够对重要朋友的来信以不同的色彩显示出来。另外还可以在“组织收件箱”界面中点击“自动设置格式”按钮，在这里对邮件的设定规则做进一步的设置。

　　“外出助理程序”成为你的好秘书

　　在Microsoft Outlook中单击“工具”菜单中的“选项”中的“外出时的助理程序”项，在弹出的对话框中点选“我目前外出”选项后，点击下方的“添加规则”，在“编辑规则”对话框中设置个性化的规则，如：选择执行下列操作中的“答复”选项，设定“你好，我现在外出，如果有急事请拨打电话13691234567”，编辑模板并保存，然后确定所要选择的项目。经过上述设置，如果你外出，有人给你发信了，Microsoft Outlook就可以通过外出助理程序来自动答复他们，告诉他们如有要事如何与你取得联系等具体内容。

　　使用Microsoft Outlook过滤电子邮件

　　在网络上，每天难免会碰到恼人的垃圾邮件，更有甚者一发一大堆，简直无法忍受，那么如果你不想收到某人的电子邮件可以在Outlook中试试这样的操作：

　　“工具”->“规则向导”->“新建”->“邮件到达时检查”，然后在“发件人电子邮件地址中包含特定词语”中单击“特定词语”，填入要阻止的E-mail地址，单击下一步，“将其永久删除”，并且选中“立即对已在收件箱中的邮件运行此规则”和“启用此规则”，经过这样天衣无缝的设置，相信你再也不会接收到这个人的邮件了。

　　自动帮忙他人打印文件

　　我们部门的打印机经常坏，这样常常需要将邮件发给其他部门的同事帮忙打印，但是要跑到人家机器那里，告诉人家先用相应程序打开文件再打印，很是觉得不好意思，反过来如果只有你的机器连着打印机，那每天你都要帮别人打印，更是耽误自己不少功夫，其实借助Microsoft Outlook，别人发给你的邮件如果需要打印，系统就会自动直接执行，不用占用宝贵的时间，更让自己方便不少。

　　具体设置方法如下：1.打开Microsoft Outlook的“工具”->“规则向导”->“新建”->“由空白规则开始”->“邮件到达时检查”->“下一步”；

　　2.选中“作动作标记”，点击此下划线，将“任何”二字删掉，此时便可输入您想添加的任何检测标记了；

　　3.将“输入要检测的标志”设为“请打印”，按“确定”->“下一步”；

　　4.在“如何处理该邮件”中选“打印”->“完成”。

　　经过上述四个步骤的设置，只要对方把需要打印的文件通过电子邮件发到你的机器上，你的打印机就可以无需你自己亲自来操作，直接打印出来文件了，去告诉同事吧，相信他会更加乐意帮助你打印文件。

　　快速锁定邮件不用愁

　　我比较懒，常常是直接把内容写在邮件里，发送，过几天需要相关资料，又要翻遍“已发送邮件”去寻个蛛丝马迹，搞得自己很狼狈，后来虽然学会了Outlook的邮件检索功能，可是还是觉得不那么快捷，而且每次都重新设置搜索条件操作起来比较麻烦，后来一个办公高手告诉我可以通过这样的方法实现快速检索邮件：

　　进入Microsoft Outlook选择“工具”->“高级查找”，在“高级查找”对话框中填入要具体检索的条件，然后单击“文件”，进行“保存搜索条件”，在这里要选择路径并填入文件名，单击“确定”，高级搜索设置就完成。以后如果你要搜索需要的邮件，可以不用启动Microsoft Outlook，直接在资源管理器里双击设置保存好的检索文件，程序就会自动搜索出你需要的邮件，是不是非常方便，赶快试一试吧。
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